1. Überlegen Sie frühzeitig, ob Sie bestimmten Menschen zum Fest einen „echten Brief“ schicken. So bequem und schnell die Nutzung moderner Medien auch sein mag: Ein Brief oder eine Karte hat mehr Gewicht als beispielsweise eine E-Mail, WhatsApp-Nachricht oder gepostete Wünsche – und zwar real wie im übertragenen Sinne. Das gilt sowohl im privaten wie im beruflichen Bereich. Die allermeisten, die Weihnachts- oder Jahresendgrüße per Post bekommen, werten das als ein Signal besonderer Wertschätzung. Schließlich kostet ein auf traditionellem Weg verschicktes Schreiben nicht nur mehr Geld, sondern erfordert im Vergleich zu den digitalen Übertragungsmöglichkeiten auch weit größeren Einsatz von Zeit und Mühe. Außerdem haben Sie noch den Vorteil, sich aus der Flut der digitalen Festtagsgrüße positiv herauszuheben, wenn Sie sich für den Postweg entscheiden.
2 Haben Sie dies getan, denken Sie an frühzeitigen Versand. Weihnachtsgrüße brauchen nicht am 24. Dezember einzutreffen. Mit einem entsprechenden Text versehen, bereiten sie die ganze Adventszeit über Freude. Gleiches gilt für den Jahreswechsel.
3. Achten Sie, bitte, darauf, dass Ihre Festtagspost nicht wirkt, als hätten Sie sich einer lästigen Pflicht entledigt. Dieser Eindruck kann zum Beispiel entstehen, wenn auf der Innenseite einer Klappkarte, auf der vorne ein Text wie „Frohe Weihnachten“ gedruckt steht, lediglich die Unterschrift zu finden ist. Ein knapper Zusatz wie „wünscht Maxi Musterfrau“ verbessert den Eindruck keineswegs.
4. Am meisten Wertschätzung zeigen Sie der Empfangsperson, wenn Sie Ihre Weihnachts- oder Neujahrswünsche komplett handschriftlich verfassen, sei es als Brief oder beim Text in einer Karte. Da dies im Geschäftsleben oft nicht zu verwirklichen ist, kann die persönliche Note so erreicht werden: Die Anrede und die Grüße werden per Hand geschrieben, quasi als „Umrahmung“ des gedruckten Textes. Das Minimum an Höflichkeit ist eine „echte“ Unterschrift. Gedruckte, eingescannte oder gar gestempelte wirken lieblos. Tipp für große Unternehmen: Diese Aufgabe frühzeitig an viele verschieden Personen verteilen, zum Beispiel abteilungsweise.
5. Verzichten Sie im geschäftlichen Bereich darauf, Jahresgrüße mit Werbung zu verbinden. Ein gut gestalteter und formulierter Weihnachtsbrief wirbt von allein für ein Unternehmen und das sehr viel positiver, als wenn er mit Sonderangeboten daherkommt.
6. Verwenden Sie statt des normalen Geschäftsbriefpapiers besser entweder sogenannte Repräsentationsbogen ohne Angaben wie Bankverbindung, Bezugszeichenzeile, AGB auf der Rückseite und Ähnlichem oder wählen Sie spezielles Weihnachtsbriefpapier, wenn Sie keine Karten verschicken wollen.
7. Entscheiden Sie sich am besten aber nur dann für Briefe, wenn Sie genügend Text haben. Eine DIN-A4-Seite, auf der zwischen Anrede und Gruß nur drei Zeilen stehen, wirkt äußerst „mager“. Das ist im privaten Bereich genauso.
8. Zitate sind gerade bei der Weihnachtspost sehr beliebte und auch geeignete Einstiege. Wählen Sie solche allerdings mit Vorsicht aus, damit sie weder belehrend noch aufgesetzt oder gar deplatziert wirken. 2
9. Fensterbriefhüllen oder Adressaufkleber sind für die Weihnachtspost unschön, weil sie einen ausschließlich geschäftsmäßigen Eindruck machen. Wenn es ausgeschlossen ist, dass die Anschrift direkt auf die Umschläge gedruckt werden kann, empfiehlt sich eine handgeschriebene Adresse.
10. Eine Briefmarke – am empfehlenswertesten sind Sondermarken – unterstreicht die
Besonderheit der Sendung. Das Gegenteil bewirkt es, wenn die Weihnachtspost in
einer Firma durch die Freistempelanlage geschickt wird.
11. Beachten Sie die seit einiger Zeit geänderten Standards seitens der Post für die Absende-Angabe. Im Gegensatz zu früher, als sie auch auf der Rückseite eines Umschlags akzeptiert wurde, soll sie heute ausschließlich auf der Vorderseite oben links platziert werden.
12. Zeigen Sie sich ebenfalls bei der Adresse sowohl modern als auch wertschätzend. Altertümer wie „Familie Max Mustermann“ sowie „Herrn Max Mustermann und Frau“ lassen beides vermissen. Ist bei „und Frau“ lediglich eine Person „verschwunden“, weil namenlos, betrifft das bei „Familie“ zusätzlich das Kind/die Kinder. Eine höfliche und moderne Adresse „gönnt“ jeder der angeschriebenen Personen den vollen Namen. Beispiel: „Frau Maxi Musterfrau (und) Herrn Max Mustermann“. Ist die ganze Familie gemeint, kommen dazu etwa die Namen von zwei Kindern: „mit Chris und Kim“, wenn diese noch recht klein sind. Bei Jugendlichen ist es besser, auch den Nachnamen zwei Mal dazuzusetzen. Sind die Vornamen unbekannt oder nicht in Erfahrung zu bringen, gelten als Notlösungen: „Frau und Herrn Beispiel“, „Familie Beispiel“. So wird durch das Weglassen aller Vornamen wenigstens etwas „ausgleichende Gerechtigkeit“ hergestellt. Bei Menschen, die weder mit „Frau“ noch mit „Herr“ angeredet werden möchten, wird dieser Wunsch auf die Anschrift übertragen und lediglich der komplette Name verwendet.
Aktuelle Empfehlung des Gremiums „Arbeitskreis Umgangsformen International“ (AUI), Dezember 2022